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Trucos Excel para tus tareas cotidianas II

En esta entrada del blog, vamos a continuar explicando algunos sencillos trucos o fórmulas que nos ofrece la herramienta Excel, que esperamos os puedan servir para ser más rápidos y eficientes en vuestros trabajos, minimizando el trabajo manual que adicionalmente nos puede llevar a cometer más errores.

  • Tabla Dinámica

La función de Tabla dinámica nos permite de forma rápida poder analizar la información de nuestros datos y de reagrupar la información, se trata de una función muy potente con multitud de opciones que podemos configurar, pero vamos a empezar a aprender a utilizarlo con un ejemplo muy sencillo como nuestra primera toma de contacto

A continuación, os ponemos un ejemplo, tenemos una tabla con la información de nuestros clientes: Nombre, Provincia, Teléfono, Comisiones

De nuestra tabla queremos obtener la información de cuántas comisiones hemos ganado por provincia

Seleccionamos con el cursor el rango de la tabla de donde que queremos reordenar

En la barra del Menú, nos vamos a la opción de “Insertar” y seleccionamos la opción de “Tabla Dinámica” y le damos a “Aceptar”

A continuación, nos lleva a un menú donde podemos configurar cómo queremos ver nuestra tabla, en nuestro ejemplo queremos ordenar las comisiones por provincia, por tanto, seleccionamos el campo “Provincia” en Filas.

A continuación, marcamos la casilla de “Comisiones” que nos aparecerá en el campo de “Valores” con la función de “Sumar”. A medida que vamos seleccionado los campos nuestra hoja nos va mostrando la configuración de la nueva tabla que estamos configurando.

Y el resultado es que en menos de 4 segundos hemos obtenida nuestro resultado sumando las comisiones por provincia:

Etiquetas de fila Suma de Comisiones (€)
0
Badajoz 100
Barcelona 390
Bilbao 540
Madrid 300
Malaga 900
Total general 2230

Si por ejemplo la función que queremos hacer con el campo de “comisiones” no es una Suma, sino simplemente hacer un recuento o sacar una media, lo podemos modificar, pinchando en el campo de “valores” con el botón derecho de nuestro ratón, nos aparece un menú, seleccionamos “Configuración de campo”.

Y dentro de las configuraciones buscamos la función que queremos realizar, lo seleccionamos y le damos a “Aceptar”:

Y obtenemos una nueva tabla solo con el recuento de comisiones por Provincia:

Etiquetas de fila Cuenta de Comisiones (€)
4
Badajoz 1
Barcelona 1
Bilbao 2
Madrid 2
Malaga 2
Total general 12

La creación de una tabla dinámica es algo muy sencillo que nos permite poder analizar nuestros datos de forma mucho más rápida y precisa.

  • Separación de un texto en columnas

Muchas veces nos pueden enviar información que puede venir en un formato de texto, o tener dentro de la misma celda varias palabras, por ejemplo, podemos tener en una misma celda el nombre completo de un cliente.

Para poder separar el texto en la columna A en Nombre, Apellido 1 y Apellido 2

En la barra del menú nos vamos a la opción de “Datos” y seleccionamos la opción de “Texto en columnas”

Como los nombres y apellidos no tienen el mismo ancho, seleccionamos la opción de separación como “Delimitados”

Nos lleva al siguiente paso, donde elegimos el tipo de separación que tienen las palabras que queremos separar, en el ejemplo las palabras están separados por un espacio por tanto elegimos la opción de delimitados con “Espacio” y marcamos esa casilla

En el último paso, elegimos el formato de los datos como los queremos mostrar, al no ser fecha o un valor numérico, marcamos “General”, y para terminar la separación le damos al botón de “Finalizar”.

Y obtenemos nuestra tabla con los datos en columnas separadas:

En ocasiones el texto puede venir en formato más complicado que nuestro ejemplo, en ese caso es probable que haya que utilizar la función de tabulaciones, que os explicaremos en nuestras futuras entradas del blog.

Analizando el balance de una empresa (XX)

En el último post teníamos ya el beneficio (después de impuestos) que ha generado la actividad de la empresa. Y la pregunta que nos hacemos es ¿y ahora?

¿La empresa lo ha hecho bien o lo ha hecho mal? Y por tanto ¿Cuánto gana un empresario o accionista? Esta es la pregunta que se hace mucha gente.

Tenemos que relativizar y poner en referencia ese beneficio. En innumerables ocasiones la gente se “escandaliza” de lo que gana una empresa sin tener en cuenta factores como cuánta facturación ha tenido, cuánto capital ha invertido, a cuánta gente da empleo, etc. Por eso hemos de recurrir a unas ratios que nos permitan poner el beneficio (o las pérdidas) en perspectiva.Analisis financiero pymes crowdlending

Puesto que puede haber elementos que distorsionan el beneficio en base a desgravaciones, tipos impositivos que varían según ejercicios o partidas extraordinarias, lo primero que vamos a hacer es tomar como referencia el beneficio antes de impuestos quitando extraordinarios y calcularemos el siguiente ratio:

BENEFICIO antes de IMPUESTOS +/- EXTRAORDINARIOS / VENTAS

La utilización de esta ratio nos marca tendencias en la cuenta de resultados. Al quitar impuestos y extraordinarios podemos comparar con años anteriores las actividades recurrentes.

Este margen o ratio debe de completarse con dos más: Margen Bruto comparándolo con sus ingresos brutos y margen operativo donde ponemos en relación los gastos operativos con los ingresos operativos.

El análisis de las variaciones de estos márgenes (que tienden en el tiempo a mantenerse) nos dan indicios de mejoras o problemas en procesos productivos, incremento en costes de producción, tanto comparándolo con años anteriores como con empresas del sector.

Las actividades empresariales de un mismo sector suelen tener márgenes similares por eso no es fácil que, dentro de un mismo sector, en condiciones normales, haya empresas con márgenes muy diferentes. Mucha gente, ¡obviamente no los analistas que nos leéis!, se sorprenden cuando ven lo escasos que pueden ser los márgenes con los que operan muchas empresas, sobre todo en mercados “competentes y libres “pues solo leen la cifra bruta de beneficios y no el empeño y esfuerzo que casi siempre hay detrás. Por eso hay que recurrir a otras ratios para completar nuestro análisis como por ejemplo ¿cuánto ha ganado el empresario con respecto al capital que ha invertido?

La cifra de beneficios no es una medida de rentabilidad si no la ponemos en relación con los recursos que ha aportado el accionista, por lo que hemos de poner en referencia el beneficio con las aportaciones (capital, reservas… en definitiva, fondos propios) que han hecho. La ratio por si sola no nos dice mucho (¡salvo que sea negativa, claro!) y hay que ponerla en relación con referencias objetivas como, por ejemplo:

  1. Cuál es la rentabilidad que obtienen empresas de similares características (comerciales, industriales, servicios…)
  2. Cuál es la rentabilidad en activos sin riesgo, es decir, y en teoría, la deuda pública soberana. Si un empresario gana un 5% por su capital invertido en su negocio y la deuda pública paga el 4% ¿le compensará el esfuerzo? Actualmente con tipos de renta casi negativos las comparaciones son más fáciles. De ahí también la importancia de una política de tipos bajos como incentivo para la inversión (y no solo por aminorar los gastos financieros).

Estas valoraciones hemos de hacerlas desde la perspectiva de la predisposición que puede tener un empresario/accionista de aportar fondos nuevos a su negocio o de no repartir dividendos, que a efectos nuestros tiene similar efecto.

A consecuencia de lo anterior también es útil analizar la ratio denominada “Pay- out” o porcentaje de beneficio que se reparte a los accionistas o se mantienen como reserva.

Su cálculo es sencillo: dividendos/ beneficio neto.

La tipología de empresa, de accionistas… condicionan en muchos casos la política de dividendos de las empresas. Las grandes empresas suelen tener compromisos con sus socios institucionales de pagos casi con estructura de cupón: Eléctricas, bancos… otras de carácter familiar suelen tender a capitalizar los beneficios, situación muy habitual en las pequeñas empresas pues no es ningún secreto que en muchos casos las cuentas de resultados de las pymes soportan gastos particulares de los empresarios.

Continuará