Trucos Excel para tus tareas cotidianas II

En esta entrada del blog, vamos a continuar explicando algunos sencillos trucos o fórmulas que nos ofrece la herramienta Excel, que esperamos os puedan servir para ser más rápidos y eficientes en vuestros trabajos, minimizando el trabajo manual que adicionalmente nos puede llevar a cometer más errores.

  • Tabla Dinámica

La función de Tabla dinámica nos permite de forma rápida poder analizar la información de nuestros datos y de reagrupar la información, se trata de una función muy potente con multitud de opciones que podemos configurar, pero vamos a empezar a aprender a utilizarlo con un ejemplo muy sencillo como nuestra primera toma de contacto

A continuación, os ponemos un ejemplo, tenemos una tabla con la información de nuestros clientes: Nombre, Provincia, Teléfono, Comisiones

De nuestra tabla queremos obtener la información de cuántas comisiones hemos ganado por provincia

Seleccionamos con el cursor el rango de la tabla de donde que queremos reordenar

En la barra del Menú, nos vamos a la opción de “Insertar” y seleccionamos la opción de “Tabla Dinámica” y le damos a “Aceptar”

A continuación, nos lleva a un menú donde podemos configurar cómo queremos ver nuestra tabla, en nuestro ejemplo queremos ordenar las comisiones por provincia, por tanto, seleccionamos el campo “Provincia” en Filas.

A continuación, marcamos la casilla de “Comisiones” que nos aparecerá en el campo de “Valores” con la función de “Sumar”. A medida que vamos seleccionado los campos nuestra hoja nos va mostrando la configuración de la nueva tabla que estamos configurando.

Y el resultado es que en menos de 4 segundos hemos obtenida nuestro resultado sumando las comisiones por provincia:

Etiquetas de fila Suma de Comisiones (€)
0
Badajoz 100
Barcelona 390
Bilbao 540
Madrid 300
Malaga 900
Total general 2230

Si por ejemplo la función que queremos hacer con el campo de “comisiones” no es una Suma, sino simplemente hacer un recuento o sacar una media, lo podemos modificar, pinchando en el campo de “valores” con el botón derecho de nuestro ratón, nos aparece un menú, seleccionamos “Configuración de campo”.

Y dentro de las configuraciones buscamos la función que queremos realizar, lo seleccionamos y le damos a “Aceptar”:

Y obtenemos una nueva tabla solo con el recuento de comisiones por Provincia:

Etiquetas de fila Cuenta de Comisiones (€)
4
Badajoz 1
Barcelona 1
Bilbao 2
Madrid 2
Malaga 2
Total general 12

La creación de una tabla dinámica es algo muy sencillo que nos permite poder analizar nuestros datos de forma mucho más rápida y precisa.

  • Separación de un texto en columnas

Muchas veces nos pueden enviar información que puede venir en un formato de texto, o tener dentro de la misma celda varias palabras, por ejemplo, podemos tener en una misma celda el nombre completo de un cliente.

Para poder separar el texto en la columna A en Nombre, Apellido 1 y Apellido 2

En la barra del menú nos vamos a la opción de “Datos” y seleccionamos la opción de “Texto en columnas”

Como los nombres y apellidos no tienen el mismo ancho, seleccionamos la opción de separación como “Delimitados”

Nos lleva al siguiente paso, donde elegimos el tipo de separación que tienen las palabras que queremos separar, en el ejemplo las palabras están separados por un espacio por tanto elegimos la opción de delimitados con “Espacio” y marcamos esa casilla

En el último paso, elegimos el formato de los datos como los queremos mostrar, al no ser fecha o un valor numérico, marcamos “General”, y para terminar la separación le damos al botón de “Finalizar”.

Y obtenemos nuestra tabla con los datos en columnas separadas:

En ocasiones el texto puede venir en formato más complicado que nuestro ejemplo, en ese caso es probable que haya que utilizar la función de tabulaciones, que os explicaremos en nuestras futuras entradas del blog.

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