Trucos Excel para tus tareas cotidianas III

En esta entrada del blog, vamos a continuar explicando algunos sencillos trucos o fórmulas que nos ofrece la herramienta Excel, que esperamos que os puedan servir para ser más rápidos y eficientes en vuestros trabajos, minimizando así el trabajo manual que puede llevar a cometer más errores.

Buscar y Reemplazar texto o numero

Nos puede ocurrir en una tabla con una gran cantidad de información  que necesitemos buscar un dato, y, en vez de tener que ojear toda la hoja, existe la opción de “buscar”. Esto nos ayuda a encontrar de forma automática la celda con del dato que estamos buscando. Pongamos por ejemplo que tenemos una tabla con todos los datos de contacto de nuestros clientes y queremos buscar el teléfono de un cliente concreto (ej: “ABC S.L”):

Nos vamos a la opción de “Edición” en la barra de menú de nuestra hoja y seleccionamos el comando “Buscar”.

(Existe también un atajo, sin ir a la barra de menú puedes pulsar en tu ordenador “Ctrl F” o en caso de un Mac  “Cmd F” y te lleva directamente a la función que vamos a utilizar).

Nos sale el siguiente cuadro donde pondremos el nombre que queremos buscar (ABC) y pulsamos el botón de “Buscar siguiente”.

Tras pulsar el botón, nos lleva automáticamente a la hoja señalando la celda que contiene el texto “ABC” y rápidamente podemos ver su teléfono.

Además de la opción de “Buscar”, el Excel nos permite buscar un texto o número y reemplazarlo por otro de forma automática. Esta herramienta es muy útil en los casos en los que, en la misma tabla, viene un dato que está repetido múltiples veces y que queremos sustituir por otro rápidamente. Por ejemplo, nuestro cliente “ABC” nos informa que cambia su nombre a “ABC Perros y Gatos S.L.“. Para reemplazar de forma automática dentro de nuestra tabla, le damos a la opción de “Buscar” el nombre que queremos cambiar y pinchamos sobre la opción “Reemplazar”.

Escribimos el nuevo nombre que queremos reemplazar: “ABC Perros y Gatos S.L.” y seleccionamos la opción de “Reemplazar todas”. Automáticamente nos aparecerá el nuevo nombre:

Actualizar fecha de hoy automáticamente

Podemos estar trabajando con tablas en las que actualizamos la información diariamente y en la cabecera de nuestra hoja o en alguna fórmula que utilizamos necesitamos indicar la fecha real del día en el que estamos. La gran mayoría de las veces escribimos cada día la fecha en la que estamos, pero existe una opción que nos pondrá automáticamente la fecha real utilizando la siguiente fórmula:

Cada día nos indicará la fecha de hoy. También podemos cambiar el formato de fecha que queremos visualizar, pulsando el botón derecho de nuestro ratón y seleccionado la opción “Formato de celdas”

Subrayado automático de celdas

Cada vez usamos menos papel y casi todo lo consultamos en el ordenador, pero, en ocasiones, echamos de menos una función en papel que es resaltar los datos con un marcador. Excel nos permite subrayar nuestras celdas, prefijando previamente las características de los datos que queremos subrayar.

En nuestro ejemplo vamos a mostrar cómo resaltar todas aquellas celdas que están vacías:

En el menú nos vamos a la opción de “Edición: Buscar – Ir a”

Dentro de la opción “Ir a” pulsamos en el cuadro “Especial”

Aquí seleccionamos el tipo de celdas que vamos a querer destacar: “En blanco”.

De forma automática se nos seleccionarán todas las celdas que estén vacías y podremos ponerle el color que más nos guste.

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