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Trucos Excel para tus tareas cotidianas III

En esta entrada del blog, vamos a continuar explicando algunos sencillos trucos o fórmulas que nos ofrece la herramienta Excel, que esperamos que os puedan servir para ser más rápidos y eficientes en vuestros trabajos, minimizando así el trabajo manual que puede llevar a cometer más errores.

Buscar y Reemplazar texto o numero

Nos puede ocurrir en una tabla con una gran cantidad de información  que necesitemos buscar un dato, y, en vez de tener que ojear toda la hoja, existe la opción de “buscar”. Esto nos ayuda a encontrar de forma automática la celda con del dato que estamos buscando. Pongamos por ejemplo que tenemos una tabla con todos los datos de contacto de nuestros clientes y queremos buscar el teléfono de un cliente concreto (ej: “ABC S.L”):

Nos vamos a la opción de “Edición” en la barra de menú de nuestra hoja y seleccionamos el comando “Buscar”.

(Existe también un atajo, sin ir a la barra de menú puedes pulsar en tu ordenador “Ctrl F” o en caso de un Mac  “Cmd F” y te lleva directamente a la función que vamos a utilizar).

Nos sale el siguiente cuadro donde pondremos el nombre que queremos buscar (ABC) y pulsamos el botón de “Buscar siguiente”.

Tras pulsar el botón, nos lleva automáticamente a la hoja señalando la celda que contiene el texto “ABC” y rápidamente podemos ver su teléfono.

Además de la opción de “Buscar”, el Excel nos permite buscar un texto o número y reemplazarlo por otro de forma automática. Esta herramienta es muy útil en los casos en los que, en la misma tabla, viene un dato que está repetido múltiples veces y que queremos sustituir por otro rápidamente. Por ejemplo, nuestro cliente “ABC” nos informa que cambia su nombre a “ABC Perros y Gatos S.L.“. Para reemplazar de forma automática dentro de nuestra tabla, le damos a la opción de “Buscar” el nombre que queremos cambiar y pinchamos sobre la opción “Reemplazar”.

Escribimos el nuevo nombre que queremos reemplazar: “ABC Perros y Gatos S.L.” y seleccionamos la opción de “Reemplazar todas”. Automáticamente nos aparecerá el nuevo nombre:

Actualizar fecha de hoy automáticamente

Podemos estar trabajando con tablas en las que actualizamos la información diariamente y en la cabecera de nuestra hoja o en alguna fórmula que utilizamos necesitamos indicar la fecha real del día en el que estamos. La gran mayoría de las veces escribimos cada día la fecha en la que estamos, pero existe una opción que nos pondrá automáticamente la fecha real utilizando la siguiente fórmula:

Cada día nos indicará la fecha de hoy. También podemos cambiar el formato de fecha que queremos visualizar, pulsando el botón derecho de nuestro ratón y seleccionado la opción “Formato de celdas”

Subrayado automático de celdas

Cada vez usamos menos papel y casi todo lo consultamos en el ordenador, pero, en ocasiones, echamos de menos una función en papel que es resaltar los datos con un marcador. Excel nos permite subrayar nuestras celdas, prefijando previamente las características de los datos que queremos subrayar.

En nuestro ejemplo vamos a mostrar cómo resaltar todas aquellas celdas que están vacías:

En el menú nos vamos a la opción de “Edición: Buscar – Ir a”

Dentro de la opción “Ir a” pulsamos en el cuadro “Especial”

Aquí seleccionamos el tipo de celdas que vamos a querer destacar: “En blanco”.

De forma automática se nos seleccionarán todas las celdas que estén vacías y podremos ponerle el color que más nos guste.

5 sencillos trucos de Excel para tus tareas cotidianas

Excel es una de las herramientas que está más presente en el día a día de muchos de nosotros. ¿Cuántas personas al llegar a su trabajo lo primero que hacen es abrir una hoja Excel? Sin duda, se trata de una de las herramientas “estrella” que nos puede ayudar a ser más eficaces, rápidos y exactos con la información que tenemos que tratar.

Anteriormente os contamos 5 cosas que puedes hacer en Excel para tu empresa y en esta entrada queremos compartir con vosotros algunos sencillos trucos y fórmulas adicionales que esperamos que os puedan ser útiles en vuestras tareas cotidianas:

1. Reducir el tamaño de un archivo

Las hojas de cálculo con una gran cantidad de información pueden ocupar mucho espacio en MB en nuestro disco duro o nos pueden dificultar el envío de ficheros muy pesados por correo electrónico. Para poder reducir el tamaño de un fichero hay un sencillo truco que es guardarlo como un libro binario, lo cual nos ayuda a reducir el peso del fichero en un 70-80%.

Cuando vamos a guardar el documento en “Guardar como” seleccionamos guardar en formato de “Libro binario de Excel”:

Libro binario de Excel

 

2. Unificar información de varias celdas en una 

A menudo tenemos información distribuida en varias celdas y necesitamos unirla en la misma celda, como en este ejemplo: 

Tabla_para funcion concatenar_Excel

Para poner el nombre completo en una celda de una persona en nuestro ejemplo, podemos utilizar la función “CONCATENAR” que os explicamos a continuación: 

1) Seleccionamos la celda donde queremos unificar la información, escribiendo la fórmula: =CONCATENAR( 

2) Especificamos la primera celda que queremos unificar “Nombre” que es la celda A2: =CONCATENAR(A2;

3) Para dejar un espacio entre el nombre y apellido después de signo; ponemos comillas “ “ separadas por un espacio: =CONCATENAR(A2;” “;

Excel_trucos_tareas cotidianas_2

4) A continuación, ponemos la siguiente celda que queremos unificar “Apelllido 1”  seguido por ; y de nuevo las comillas “ “ con el espacio:

CONCATENAR(A2;” “;B2;” “;

5) Y terminamos nuestra fórmula indicando la última celda de “Apellido 2”:

CONCATENAR(A2;” “;B2;” “;C2)

Tabla_funcion concatenar_Excel_2

 

3. Convertir las letras mayúsculas en minúsculas

Convertir en texto con letras mayúsculas en letras minúsculas es muy sencillo con la fórmula =MINUSC

Excel funcion mayuscula a minuscula_1

Tan solo tienes que escribir =MINUSC , seleccionando después la celda que quieres convertir =MINUSC(A2) y el texto se convierte a letras minúsculas:

Excel funcion mayuscula a minuscula_2

 

4. Agregar comentario a una celda

A veces en los datos que rellenamos, queremos realizar algún recordatorio o comentario como cuando usamos un post -it, sin alterar el formato y el contenido de nuestra hoja, y para eso puedes usar la opción de “Insertar Comentario”.

1) Haz clic con el botón derecho en la celda donde quieres poner el comentario y luego selecciona “insertar comentario” y escribe tu comentario:

Excel_trucos_tareas cotidianas_3

 

Excel_agregar comentario en celda

 

5. Restringir valores

A la hora de rellenar manualmente algunos datos de nuestras hojas de cálculo pueden surgir erratas. Para reducir estos posibles errores puedes restringir los valores que se pueden introducir en la celda, por ejemplo, indicando un rango determinado de fechas o un valor con un límite mínimo y máximo.

En nuestro ejemplo vamos a limitar de 1 – 12 meses el plazo de los préstamos.

En la sección Datos – Validación de datos – Configuración, indica las condiciones “Números enteros” y luego 1 como mínimo y 12 como máximo:

Excel_trucos_restringir valores_rango

Al teclear un número fuera de nuestro rango, saldría un mensaje de error.

Esperamos que podáis poner en practica algunos de estos trucos en vuestro día a día.